ЭТК Партнёр

Пришли с задачей оцифровать полностью бизнес-процессы, чтобы в дальнейшем выстроить систему автоматизации. Экспресс-диагностика выявила системные проблемы в управлении, учёте, документообороте и автоматизации

Решение: Провели предпроектное обследование, на котором выявили. 1. Бизнес-процессы не формализованы - Нет регламентов по закупкам, перемещениям, возвратам, браку, работе с поставщиками. - Нет единой методики расчёта потребностей, оборачиваемости, ликвидности. - Нет регламента на работу с номенклатурой (отсюда — тысячи дублей). - Заявки на закупку формируются вручную, часто в WhatsApp. 2. Складская работа была частично автоматизирована, но не структурирована - ТСД (DataMobile) используется неполноценно. - Инвентаризации не проводятся. - Отсутствует контроль движения ТМЦ, условий хранения, качества номенклатуры. 3. Недостаточная прозрачность финансов и управленческой отчётности - Нет управленческих отчётов: прибыль, маржа, рентабельность, движение денег. - Проблемы УСН (сторно, разноски, отражение доходов). - Не хватает инструментов контроля дебиторки. 4. Нехватка CRM/ECM, отсутствие цифровой экосистемы - Нет CRM (нет контроля сделок и связи продаж с закупками). - Нет внутреннего электронного документооборота. - Нет механизма согласований в 1С или через Telegram/почту. - Документы передаются без реестров, часто теряются. 5. Сотрудники работают не как система, а “каждый по-своему” - Нет разграничения прав в 1С. - Нет зоны ответственности за НСИ. - Номенклатура, единицы измерения, партнёры заведены с ошибками. - Закупки настроены по-разному в разных филиалах. - Нет единых стандартов для тендерной работы. 6. База 1С устарела и перегружена - база ведётся с 01.01.2019 → огромный объём → тормоза; - много ненужных организаций, дублей, некорректных справочников; - нарушена структура номенклатуры, нет единых свойств, характеристик, классификаторов; - тормозит интеграцию с сайтом и личным кабинетом. После чего мы описали модель, которая состояла из 3-х блоков: 1. Описание текущих процессов и “целевой модели” предприятия - все подразделения и роли сотрудников; - закупки, продажи, тендеры, складскую работу, перемещения, возвраты; - документооборот; - финансовые операции; - работу складов; - работу с браком; - взаимодействие менеджеров и бухгалтерии; - использование ТСД; - точки ошибок и потерь. Каждый процесс был разобран по шагам. 2. Разработка регламентов и организационной архитектуры На основе обследования создан набор регламентов: - Регламент по заведению номенклатуры (критично! — именно это даёт основу для автоматизации цен, прайсов, сайта и ЛК) • единицы измерения; • штрихкоды; • аналоги; • характеристики; • классификаторы; • корректный ввод; • запрет ручного создания единиц; • выделение 1–2 ответственных сотрудников. - Регламент по работе с контрагентами • единые правила заведении клиентов; • договоры; • статусы; • реквизиты; • контактные данные; • проверки; • хранение документов. - Регламент закупочной деятельности • формирование потребности; • механизм формирования заказов; • работа с поставщиками; • контроль минимальных остатков; • единая формула расчёта потребности; • контроль разногласий. - Регламент по складской работе • приёмка через ТСД; • оприходование по нескольким заказам; • работа с браком; • возвраты; • инвентаризация с ТСД; • пересорты; • правила ответственного хранения. - Регламент по внутреннему документообороту • единая схема согласований; • цифровая подача документов; • электронные подписи; • контроль перемещения документов; • работа с курьерскими пакетами. - Регламент по работе с дебиторской задолженностью • статусы; • автоматизация контроля; • напоминания; • механизмы согласований. - Регламент по тендерной работе • порядок участия; • расчёт рентабельности (автоматизация); • согласование условий; • контроль документов; • алгоритм работы с возражениями и акторами. 3. Проект внедрения изменений и модернизации автоматизации Мы подготовили план модернизации 1С, CRM, документооборота, склада — согласно обследованию Ключевые элементы: - Создание новой базы 1С (с 01.01.25) Только так можно: • убрать мусор и ошибки пяти лет; • обновить настройки; • правильно настроить НСИ; • обеспечить скорость; • адаптировать структуру под сайт и личный кабинет. - Внедрение CRM (Битрикс24 или 1С:CRM) Для задач: • контроль продаж; • воронки сделок; • учёт общения с клиентами; • согласования; • автоматизация тендеров; • управление подрядчиками. - Внедрение механизмов автоматизации в 1С: • автоматизированные акты сверки; • отчёты по оборачиваемости; • ABC/XYZ анализ; • автоматизация тендерной работы; • аналоги номенклатуры; • отчёты по расхождениям складов; • отчёт по движениям ТМЦ; • отчёт по неликвидам; • контроль разрезов качества номенклатуры; • интеграция с Telegram-ботом (отчёты, согласования); • интеграция с внешним файловым хранилищем; • автоматизация перемещений; • автоматизация скидок, бонусов. - Организационные изменения • выделение ролей (НСИ, склад, закупки, тендеры); • разграничение прав в 1С; • стандартизация работ филиалов; • единый список должностных обязанностей; • электронный документооборот. Результат: 1. Повышение прозрачности бизнеса Понятная структура процессов, обязанностей и ответственности. 2. Сокращение потерь и ошибок Меньше человеческого фактора → меньше разногласий → меньше списаний. 3. Полная готовность к масштабной автоматизации Компания получила “чертёж” будущей ИАСУП. 4. Единые правила для всех филиалов Уфа, Екатеринбург, Челябинск, Октябрьский работают одинаково. 5. Ускорение процессов закупки, продаж и складской работы Быстрее = дешевле. 6. Повышение финансовой прозрачности Отчёты теперь можно строить на чистых данных. 7. Создание проектной среды Проектные команды, ответственные роли, понятная структура внедрения.

Этот кейс — эталон для: - оптовых компаний; - дистрибьюторов с филиалами; - производственно-складских сетей; - компаний с несколькими юрлицами; - ритейлеров с большим ассортиментом; - организаций, где 1С “не справляется” из-за хаоса в процессах; - компаний, которые хотят перейти на ERP-уровень управления.